Citoyenneté et immigration Canada

Georges Boissé
Directeur du programme d’immigration
Citoyenneté et immigration Canada

Mandat : Améliorer les communications et le travail d’équipe.

Contexte

Lorsque j’ai rencontré Esther, je venais d’entrer en poste au consulat général du Canada à New York à titre de directeur du programme d’immigration. J’arrivais dans une équipe multiculturelle où plusieurs sous-groupes vivaient des tensions. Comme la plupart des employés embauchés localement étaient en poste depuis longtemps.

L’histoire du bureau était chargée! Les différences culturelles et les vieilles déceptions posaient des problèmes non seulement communicationnels mais aussi opérationnels. De mon point de vue, les activités d’une organisation ne peuvent bien dérouler que quand les rapports entre les êtres humains sont fluides. Mon but etait donc d’harmoniser l’équipe, de créer un climat plus agréable et plus productif.

L’approche très ouverte et transparente qu’Esther m’a proposée m’intriguait et me plaisait. Je suis d’un naturel plutôt humaniste, et je fais confiance aux gens. Cela dit, je dois bien avouer que planifier une retraite sans programme prédéterminé m’angoissait un peu!

Le travail préparatoire fait partie du processus

L’une des particularités de l’approche d’Esther, c’est de travailler avec un comité de pilotage constitué de personnes de divers paliers hiérarchiques et divers secteurs de l’organisation. Elle accompagne ce comité dans une réflexion intense sur la raison d’être de la rencontre planifiée et sur ce qu’on espère en tirer. Ce processus exige du temps. Dan notre cas, quelques rencontres se sont déroulées sur environ six semaines. Je n’avais jamais auparavant expérimenté des préparatifs aussi engageants. Et je n’avais pas non plus expérimenté jusque là de retraite de consolidation d’équipe aussi réussie à plusieurs niveaux!

En fait, tout ce travail de réflexion et ces conversations font cheminer le comité de pilotage dans une expérience forte. Ces gens forment graduellement une équipe avec une compréhension commune et un langage commun sur les problématiques. Une vision commune de la rencontre aussi. Ensemble, ils créent une invitation bien sûr sous forme d’un document inspirant, mais aussi dans leurs conversations informelles avec leurs pairs.

Ce qui fait qu’au jour J, les trois-quarts du travail de consolidation d’équipe sont déjà faits.

La journée de retraite est bien le point culminant, mais il y a déjà beaucoup de travail accompli dans l’intangible de l’organisation.

Miser sur la passion des gens

Esther m’a proposé le Forum ouvert parce que cette approche permet aux gens de soulever les questions qui leur tiennent vraiment à coeur, et d’en discuter dans un contexte libre des contraintes et des idées préconçues que l’on vit quotidiennement. Comme il y avait certaines tensions dans le groupe, elle a recommandé de précéder le Forum ouvert d’une activité qui permettait notamment l’expression non seulement des espoirs pour la rencontre, mais aussi des craintes qu’elle suscitait. Le résultat a été d’élever le climat de confiance car les gens ont réalisé que tant les espoirs que les craintes étaient semblables.

Nous avons ensuite ouvert la Place du marché : chacun était libre de proposer un sujet, et responsable d’en assurer la documentation dans un court rapport. Notre thème s’inspirait du thème de campagne d’Obama : Yes I can, yes you can, yes we can! Nous avons abordé en petits groupes fluides et ouverts des questions de communication, d’organisation du travail, de hiérarchie, de tâches, de productivité.

J’ai été surpris par la qualité de présence des gens : ils étaient totalement engagés, on sentait une belle cohésion, un mélange aussi des sous-groupes cultures. L’une des employées était très réticente au départ. Quand elle a compris qu’elle était totalement libre de parler ou non, et responsable de sa propre participation, elle s’est graduellement ouverte. Une autre dame, plus âgée, qui avait de la difficulté à s’adapter aux nouveaux modes de travail, s’est trouvée soutenue par l’énergie et la chaleur humaine du groupe. Elle a par la suite décidé de partir à la retraite, et ce, en toute sérénité : elle avait constaté durant cette journée qu’elle ne pourrait pas rester et être heureuse dans son travail.

Sortir de la zone de confort, ensemble

J’ai appris avec cette expérience qu’on n’a rien à perdre à sortir de sa zone de confort. Le fait de le faire avec d’autres, de s’en donner Ia permission et vivre cet inconfort ensemble est une bonne source de cohésion. C’est une expérience commune, une journée intense. Et un succès sur lequel on peut plus tard s’appuyer : dans notre cas, ce thème affirmant qu’on est capables est ensuite revenu dans les conversations chaque fois qu’on se trouvait devant une difficulté.

Je me suis d’ailleurs inspiré de cette expérience avec une nouvelle équipe dans mon affectation suivante au Mexique. Le contexte était fort différent, plutôt celui d’une équipe à construire, en croissance. J’ai formé un comité de pilotage et ils ont créé ensemble leur journée autour d’un thème. Ce n’était pas un Forum ouvert, mais l’esprit de cette approche et des préparatifs vécus avec Esther m’habitait quand j’ai lancé la démarche. Je leur ai fait confiance, et la journée était leur responsabilité. Là encore, le succès s’est manifesté.

Les ingrédients clés

Pour vivre une belle aventure, je crois qu’il importe d’être entouré de gens perméables aux possibilités qu’offrent l’ouverture et l’authenticité. Il faut aussi voir le travail préparatoire comme un investissement et non une simple allocation de ressources. Ce travail permet un alignement hors du commun et puissant par la suite. J’aurais aimé refaire l’expérience un an plus tard avec la même équipe, mais la vie en a décidé autrement. Néanmoins, j’ai pu voir dans les quelques mois qui ont suivi que certaines personnes avaient changé d’attitude, que le niveau de cohésion et de communication s’était amélioré. L’effort collectif pour briser les tensions et le succès de la journée avaient fait leur oeuvre.

La synergie qui se crée dans un groupe est source d'engagement et d'action efficace.

VOTRE ÉQUIPE SERA PLUS FORTE,
MOTIVÉE ET PASSIONNÉE ...
JE VOUS LE PROMETS.