Prendre le temps d'accueillir chaque personne avant de commencer accélère le travail

Le « check-in » en début de réunion : pourquoi ?

Les gens qui ont déjà travaillé avec moi savent que je prends systématiquement le temps de faire un « check-in » en début de réunion. C’est une sorte d’entrée en matière, un moment pour « se déposer » dans la réunion : faire une coupure avec ce qui s’est passé avant et ce qui nous attend après pour pouvoir se concentrer entièrement sur la réunion, pour pouvoir être totalement présent.

Pourquoi ? Quelle est la valeur d’une telle pratique ?

Par expérience, je peux affirmer que cette pratique permet d’accomplir beaucoup plus. Plusieurs de mes clients l’ont aussi remarqué. Et cela s’explique de plusieurs façons :

  • Le « check-in » est un accueil et permet à chacun de mettre sa voix dans le groupe dès le début d’une rencontre, par exemple en exprimant en quelques mots ce qui est présent en lui ou elle, en ce moment. L’égo est alors satisfait et moins dominant pendant le reste de la rencontre : on note moins de longues interventions du type : « Oui, je suis d’accord parce que… »
  • Les gens prennent conscience de leur état d’esprit et de celui des autres participants, ce qui favorise l’ouverture, la curiosité et la bienveillance ou tout au moins la tolérance.
  • Si une ou plusieurs personnes arrivent à la réunion avec les nerfs à fleur de peau, quelle qu’en soit la raison, le « check-in » permet de calmer le système limbique (qui déclenche un comportement réactif, l’incapacité de prendre du recul, le risque d’établir des liens injustifiés et des interprétations erronées).

Une expérience révélatrice

Je participais récemment à une journée d’apprentissage guidé par le cheval avec Marie-Claude Collette à la ferme Brio à Racine, en Estrie. Une formidable expérience qui amène un groupe à des prises de conscience individuelles et collectives très fortes car le cheval est un animal grégaire, tout comme l’être humain. Au moyen de diverses activités en compagnie de chevaux en liberté, on arrive à observer nos propres comportements inconscients et à comprendre leur importance et leur influence.

L’une des activités consistait à travailler en deux petits groupes, chacun avec un cheval, et à former une équipe avec lui pour faire ensemble un parcours spécifique, sans lui parler ni lui toucher. Nous avions droit à un petit conciliabule avant l’activité afin de s’organiser. Mon équipe s’est immédiatement concentrée sur le « comment » – nous tentions de faire un plan pour faire sentir au cheval qu’il était avec nous, que nous formions une équipe, et l’amener à nous suivre dans le parcours. Pendant ce temps, l’autre équipe s’est plutôt concentrée sur l’accueil de chacun des membres de l’équipe au moyen d’un « check-in » : que ressentez-vous en ce moment ? Qu’est-ce qui est présent pour vous ici et maintenant ? Le résultat a été frappant : l’autre équipe a facilement effectué son parcours avec son cheval, tandis que nous n’arrivions tout simplement pas à susciter l’intérêt du nôtre.

Nous avons ensuite répété l’exercice en changeant de cheval : nous avions celui de l’autre équipe et eux avaient le nôtre. Aucune des deux équipes n’a refait de conciliabule, et aucune n’est parvenue à faire le parcours ! On peut donc conclure, d’une part, qu’il ne s’agit pas du cheval et de sa prédisposition ou non à faire le parcours et, d’autre part, que l’arrivée d’un nouveau membre d’équipe sans activité précise pour l’accueillir ne lui permet pas de s’intégrer.

Apprentissage guidé par le cheval à Racine
Apprentissage guidé par le cheval à Racine

Une seconde expérience, décisive

L’activité suivante consistait à travailler tous ensemble avec deux nouveaux chevaux pour les amener à galoper ensemble autour de nous, dans la même direction et sans changement de direction, puis à ralentir graduellement pour s’arrêter. Le tout, en silence ! Nous étions neuf, et nous disposions de sept chambrières (une espèce de long fouet qui ne sert pas à fouetter mais plutôt à donner des indications).

Nous avons démarré un « check-in » où divers ressentis ont été nommés : le sentiment d’être démuni, de ne pas savoir quoi faire ; la crainte des chevaux au galop ; la confiance en la capacité du groupe d’y arriver ; l’incertitude et la curiosité. En cours de « check-in », le groupe a glissé vers la planification, le « comment », jusqu’à ce que je souligne que nous n’avions pas terminé, que deux membres du groupe n’avaient pas été accueillis, n’avaient pas eu l’occasion d’exprimer leur ressenti. On a donc terminé l’exercice, et il ne restait ensuite qu’une minute pour organiser le travail. Ce qui était tellement insuffisant que nous ne l’avons pas fait et avons plongé dans l’exercice avec le sentiment d’ignorance, de curiosité et de confiance qui s’était maintenant manifesté dans le groupe.

Le résultat a été magnifique à observer : celui d’entre nous qui avait de l’expérience avec les chevaux a pris l’initiative avec sa chambrière. Chacun a rapidement trouvé sa place dans le cercle, l’endroit qui lui permettait de voir, de se sentir en confiance, confortable et en cohésion avec les autres. Il aura fallu à peine cinq minutes pour que les chevaux galopent à l’unisson, autour de nous, dans la même direction. Pour les ralentir, nous avons simplement déposé nos chambrières au centre du cercle et avons repris nos places, en maintenant la communication et la cohésion que nous avions établies avec les chevaux. Ils ont graduellement ralenti jusqu’à s’arrêter et même venir prendre place avec nous dans le cercle pour le débreffage de l’exercice. Quelle expérience!

Deux des chevaux qui ont travaillé avec nous.
Deux des chevaux qui ont travaillé avec nous.

La leçon que j’en tire

Inutile de préciser que ces expériences viennent encore renforcer mon sentiment sur la valeur du « check-in » en début de réunion ! Ce qui s’est passé, c’est qu’en nommant nos ressentis, nous avons :

  • chacun pris conscience de l’état des membres du groupe ;
  • ressenti la confiance des uns et le doute des autres ainsi que la confiance envers le groupe ;
  • chacun pris notre place dans le groupe avec notre voix et notre volonté ;
  • établi une cohésion qui a permis de rapidement se mettre au diapason entre nous et avec les chevaux.

Si le « check-in » n’est pas chose courante dans nos organisations, il est néanmoins un outil à privilégier pour accélérer le travail et surtout, pour améliorer le climat des réunions. Ces quelques minutes constituent un investissement solide et sûr pour accomplir beaucoup et pour le faire de manière agréable et même inspirante !

 

Pour en savoir plus sur l’apprentissage guidé par le cheval

www.marieclaudecollette.com/ege-coaching et

www.fermebrio.com

Une pause bien méritée pour les chevaux qui ont travaillé avec nous.
Une pause bien méritée pour les chevaux qui ont travaillé avec nous.